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家族事业更新地址怎么提高效率?(专业分享几个提速实用技巧)

上个月可把我累惨了,我爸那间小破建材公司要换仓库地址,三百多家客户要一个个通知。老头儿还坚持用他那套"祖传Excel表格管理法"——真就是坐在电脑前瞪着眼,手动复制粘贴地址到Word模板里,再打开邮箱挨个发。

一、Excel差点给我整崩溃

那天刚接手活儿我就傻了。打开那破表格,客户名和地址混在同一列里,电话和联系人缩在角落注释栏。光整理数据就花了两小时,复制到Word邮件里格式全乱套,气得我差点把电脑掀了。最绝的是发到第87封时,老会计冲进来吼:"小张电话打来说地址漏了个'路'字!"

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当时我就拍桌决定了:这破方法必须废!

二、偷师学艺搞自动化

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连夜翻教程时发现个救命神器——表格邮件合并。第二天立马开干:

  • 先拿红色马克笔把纸质表格里客户名、地址、电话三栏圈出来
  • 在Excel里抡着鼠标新建三列,把原来挤成一坨的数据撕开填进去
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  • 打开Word邮件模板戳"邮件合并"功能,像拼积木似的把Excel列拽进对应位置

顺手还搞了个骚操作:把落款处我爸手写签名扫描成图片,直接嵌在邮件末尾。

三、十五分钟搞定三百封

点"完成并合并"那刻手都在抖。看着电脑嗡嗡嗡自动生成三百封带正确地址的邮件,格式整整齐齐像军训排队,我瘫在椅子上灌了半瓶冰红茶。检查时特意翻到小张那封,"中山路188号"一个笔画都没少。

四、老会计给跪了

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更绝的是把客户名册更新也自动化了。原来每次改地址都要:

  • 开两个Excel窗口左右对照
  • 按着Ctrl键从早戳到晚

现在直接搞了个表格自动同步:在主表改个地址,仓库表、财务表啪嗒自己更新。老会计端着枸杞杯围观全程,憋出句:"这比打算盘快!"

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现在仓库新址都运转半个月了。昨天路过财务室,听见老会计在教新人:"这儿不能手改!要动就动总表,其他表自己会蹦跶——这招少东家教我的!" 嚯,连"少东家"都叫上了,下回该忽悠老头儿学扫码入库了。

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